SAKURA HOTEL : contrat d’hébergement (modalités d’annulation)

Mis a jour le 1er fevrier 2012.

SAKURA HOTEL CO. LLC
Masayuki TSUKUMO, President

SAKURA HOTEL : contrat d’hebergement (modalites d’annulation).

Domaine d’application
Article Premier, alinea 1 :
Le contrat d’hebergement ainsi que les contrats annexes, passes entre le present hotel et ses clients, sont definis par les clauses de la presente convention. Concernant toutes les situations qui n’auraient par ete envisagees par les presentes clauses, il sera fait reference a la legislation en vigueur ainsi qu’aux pratiques couramment admises. 
Article Premier, alinea 2 :
Nonobstant les dispositions de l’alinea precedent, si un accord particulier, qui resterait dans le cadre dela legislation en vigueur et despratiques couramment admises, avait ete conclu entre les parties, celui-ci s’appliquera en priorite.

Demande de contrat d’hebergement
Article 2, alinea 1 : 
La personne desirant faire une demande de contrat d’hebergement avec le present hotel devra communiquer a l’hotel les informations suivantes :
a. le nom de la ou des personnes qui sejourneront a l’hotel,
b. les dates du sejour ainsi que l’heure d’arrivee prevue,
c. les numeros de telephone,
d. le nombre de personnes qui sejourneront a l’hotel,
e. toute autre information que l’hotel jugera necessaire. 
Article 2, alinea 2 :
Dans le cas ou le client demanderaitde prolonger son sejour au-dela de la date indiquee au point b de l’alinea precedent, l’hotel traitera cette nouvelle demande de contrat d’hebergementau moment ou elle aura ete exprimee.

Conclusion du contrat d’hebergement 
Article 3, alinea 1 : 
Le contrat d’hebergement est considere comme conclu a partir de l’acceptation par l’hotel de la demande d’hebergement decrite dans l’article precedent. Cependant, dans le cas ou le rejet par l’hotel de la demande d’hebergement du client peut etre etablie, le contrat d’hebergement ne peut etre considere comme conclu. 
Article 3, alinea 2 :
Conformement a l’alinea precedent, lorsqu’un contrat d’hebergement est conclu pour 11 personnes ou plus, un acompte, dont le montant sera fixe par l’hotel, mais qui ne devra pas depasser le tarif d’hebergement de base par personne, devra etre verse a l’hotel, au plus tard a la date indiquee par l’hotel.
Article 3, alinea 3 :
L’acompte verse sera deduit du montant total des frais d’hebergement factures au client. Dans les cas prevus dans les articles 5 et 17 du present contrat, les penalites et les dedommagements eventuels seraient respectivement deduits de l’acompte verse. En presence d’un solde positif, celui-ci serait rembourse au client lors du paiement des frais d’hebergement, conformement a l’article 10.
Article 3, alinea 4 :
Dans le cas ou l’acompte defini a l’alinea 2 du present article n’aurait pas ete verse a la date indiquee par l’hotel, comme prevu dans le meme alinea, le contrat d’hebergement pourra etre considere comme resilie. Cependant, cette disposition devra etre limitee au cas ou l’hotel aura effectivement notifie la date limite de versement de l’acompte au client.

Refus de contrat d’hebergement 
Article 4, alinea 1 : 
Dans les cas enumeres ci-dessous, l’hotel se reserve le droit de refuser le contrat d’hebergement :
1. Lorsque la demande d’hebergement n’est pas en conformite avec le present contrat.
2. En cas de manque de capacite d’hebergement.
3. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel sera jugee susceptible de porter atteinte aux lois, a l’ordre public ou aux bonnes m?urs, lors de son sejour.
4. Conformement aux cas enumeres ci-dessous (de a a c), lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel est :
a. une organisation criminelle telle que definie dans l’article 2, alinea 2 de la loi (loi n°77 de l’annee 1991) sur la prevention des actes delictueux commis par les membres des organisations criminelles (designeeci-apres par ≪ organisation criminelle ≫), un membre d’une organisation criminelle tel que defini dans l’article 2, alinea 6 de la loi precitee (designes ci-apres par ≪ membre d’uneorganisation criminelle ≫), un membre associe ou une personne en relation avec une organisation criminelle ou toute autre organisation menacant l’ordre social.
b. une personne morale ou tout autre entite dirigee par une organisation criminelle ou par ses membres.
c. une personne morale dont l’un des membres du conseil d’administration appartiendrait a une organisation criminelle.
5. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel exprime ses exigences vis-a-vis de l’hotel ou de ses employesde maniere violente, ou dont les exigences depassent les limites raisonnablement acceptables.
6. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel est atteinte par une des maladies infectieuses appartenant aux classes 1 a 3 de la classification du ministere de la Sante et du Travail japonais.
7. En cas de catastrophes naturelles, de pannes des installations ou pour toute autre raison de force majeure qui rendrait l’hebergement impossible.
8. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel est susceptible de deranger les autres clients de l’hotel, notamment pour des causes d’ivresse.
9. La personne dont l’attitude ou le discours derange manifestement les autres clients de l’hotel. 

Resiliation du contrat d’hebergementa l’initiative du client
Article 5, alinea 1 : 
Le client a la possibilite de resilier le contrat d’hebergement en en faisant la demande a l’hotel.
Article 5, alinea 2 :
Dans le cas ou tout ou partie du contrat d’hebergement serait resilie pour des raisons imputables au client, il sera facture au client des penalites dont les montants sont definis dans le tableau en annexe n°2.
Article 5, alinea 3 :
Dans le cas ou le client ne serait pas arrive a l’hotel avant 21 heures le jour prevu de son arrivee (ou, dans le cas ou il aurait indique une heure d’arrivee prevue et aurait un retard superieur a 2 heures par rapport a cet horaire), le contrat d’hebergement sera considere comme ayant ete resilie a l’initiative du client.

Resiliation du contrat d’hebergement a l’initiative de l’hotel
Article 6, alinea 1 : 
L’hotel se reserve le droit de resilier le contrat d’hebergement, notamment dans les cas indiques ci-dessous :
1. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotel sera jugee susceptible de porter atteinte aux lois, a l’ordre public ou aux bonnes m?urs lors de son sejour, ou lorsqu’il aura ete constate de tels comportements chez le client.
2. Lorsque le client est atteint par une des maladies infectieuses appartenant aux classes 1 a 3 de la classification du ministere de la Sante et du Travail japonais.
3. Lorsque l’hebergement est rendu impossible par des catastrophes naturelles ou par toute autre raison de force majeure. 
4. Conformement aux cas enumeres ci-dessous (de a a c), lorsque le client est :
a. une organisation criminelle, un membre d’une organisation criminelle, un membre associe ou une personne etant en relation avec une organisation criminelle ou toute autre organisation menacant l’ordre social.
b. une personne morale ou toute autre entite dirigee par une organisation criminelle ou par ses membres.
c. une personne morale dont l’un des membres du conseil d’administration appartiendrait a une organisation criminelle.
5. Lorsque le client exprime ses exigences vis-a-vis de l’hotel ou de ses employes de maniere violente, ou dont les exigences depassent les limites raisonnablement acceptables.
6. Lorsque la personne desirant sejourner a l’hotelest susceptible de deranger les autres clients de l’hotel, notamment pour des causes d’ivresse ou de bruit excessif. Egalement dans le cas ou l’attitude ou le discours du clientderange manifestement les autres clients de l’hotel. 
7. En cas de non-respect des interdictions de fumer, de degradation du materiel de prevention contre les incendies, ou tout acte qui nuirait au bon fonctionnement du materiel de prevention contre les catastrophes naturelles.
8. En cas d’acces aux chambres, de maniere momentanee ou permanente, par d’autres personnes que celles contractantes du contrat d’hebergement.
9. En cas d’introduction ou de tentative d’introduction dans l’etablissement des objets indiques ci-dessous :
  armes de poing,
  armes blanches,
  marchandises ayant une odeur desagreable manifeste,
  matieres explosives ou inflammables (explosifs et essence),
  plantes, animaux dont les insectes ou tout etre vivant s’y apparentant,
  toute chose dont la detention est interdite par la loi.
10. Dans le cas ou le client aurait emporte a l’exterieur de l’hotel, ou aurait deplace a l’interieur de l’hotel, des fournitures ou des objets appartenant a l’hotel.
11. Dans le cas ou le client aurait effectue des changements, des modifications ou des transformations sur le batiment ou sur les installations de l’hotel.
12. Dans le cas ou le client se livrerait a des activites d’ordrepublicitaire (distribution d’objets publicitaires ou de marchandises), des activites d’ordre religieux (proselytisme, invitations), ou a des activites commerciales a l’attention des autres clients, des visiteurs ou des employes de l’hotel.
13. Dans le cas ou l’attitude ou les actes du client auraient manifestement derange les autres clients de l’hotel.
14. Dans le cas ou le client ne respecterait pas les autres dispositions du reglement de l’hotel.
Article 6, alinea 2 :
Dans le cas ou l’hotel deciderait de resilier le contrat d’hebergement du client conformement aux raisons enumerees dans l’alinea precedent, les prestations qui n’auraient pas encore ete fournies ne seront pas facturees par l’hotel.

Enregistrement
Article 7, alinea 1 :
Le jour de son arrivee, le client devra faire enregistrer aupres de la reception de l’hotel les informations enumerees ci-dessous :
1. nom, age, sexe, adresse et profession,
2. nationalite et n° de passeport pour les non-japonais,
3. date et heure prevues pour le depart,
4. toute autre information que l’hotel jugera utile d’enregistrer.
Article 7, alinea 2 :
Dans le cas ou le client envisage de regler les frais d’hebergement definis dans l’article 10 a l’aide de bons d’hebergement ou par carte de credit ou par tout autre moyen de paiement autre qu’un paiement en especes, il devra presenter son moyen de paiement lors de son enregistrement defini dans l’alinea precedent.

Horaires d’utilisation des chambres
Article 8, alinea 1 :
Les horaires pendant lesquels le client pourra utiliser sa chambre sont indiques ci-dessous. Cependant, pour un sejour de plusieurs jours successifs, le client pourra utiliser sa chambre toute la journee, a l’exception du jour d’arrivee et du jour de depart.
SAKURA HOTEL IKEBUKURO : Check-in 15h00 / Check-out 10h00
SAKURA HOTEL HATAGAYA : Check-in 15h00 / Check-out 10h00
SAKURA HOTEL JIMBOCHO : Check-in 13h00 / Check-out 11h00
SAKURA HOSTEL ASAKUSA : Check-in 13h00 / Check-out 11h00
Article 8, alinea 2 :
Nonobstant les dispositions de l’alinea precedent, l’hotel pourra autoriser l’utilisation des chambres en dehors des horaires indiques dans le meme alinea. Dans ce cas, il sera facture un supplement, dont le montant est defini ci-dessous :
SAKURA HOTEL JIMBOCHO / SAKURA HOSTEL ASAKUSA :
(1) depassement horaire inferieur a 2 heures : 30% du prix de la chambre
(2) depassement horaire superieur a 2 heures : 100% du prix de la chambre

SAKURA HOTEL IKEBUKURO / SAKURA HOTEL HATAGAYA :
(1) depassement horaire inferieur a 2 heures : 30% du prix de la chambre
(2) depassement horaire inferieur a 4 heures : 50% du prix de la chambre
(3) depassement horaire superieur a 4 heures : 100% du prix de la chambre

Respect du reglement
Article 9, alinea 1 :
Chaque client est tenu, pendant son sejour a l’hotel, de se conformer au reglement de l’hotel affiche a l’interieur du batiment.
Article 9, alinea 2 :
Les horaires des services principaux sont indiques ci-dessous ; en ce qui concerne les horaires des autres services, ils sont indiques sur les differentes brochures fournies par l’hotel et sur l’annuaire des services present dans les chambres.

1. Reception : 24h / 24
2. Entree de l’hotel : pas de limitation
3. Sakura Cafe : 24h/24
4. Blanchisserie : Sakura Hotel Ikebukuro : 24h/24
Sakura Hotel Hatagaya : 10h00 ? 22h00
Sakura Hotel Jimbocho : 24h/24
Sakura Hostel Asakusa : 24h/24

Article 9, alinea 3 :
Il peut arriver qu’exceptionnellement, l’hotel soit oblige de modifier les horaires definis dans l’alinea precedent. Dans ce cas, une information sera diffusee a l’attention de la clientele par un moyen approprie.  

Paiement des frais d’hebergement
Article 10, alinea 1 :
Le mode de calcul et le detail des frais d’hebergement que le client devra regler pour son sejour a l’hotel sont indiques sur le tableau en annexe n°1.

Article 10, alinea 2 :
Les frais d’hebergement definis dans l’alinea precedent pourront etre regles en yens (billets et pieces emis par la Banque du Japon), ainsi qu’a l’aide des bons d’hebergement ou des cartes de creditacceptes par l’hotel. Ces frais d’hebergementdevront etre regles par le clienta la reception, soit lors de son arrivee a l’hotel, soit sur presentation de la facture par l’hotel.

Article 10, alinea 3 :
Lorsque l’hotel met une chambre a la disposition d’un client, et que celui-ci decide, pour des raisons qui lui sont propres, de ne pas l’utiliser, alors que son utilisation etait possible, ou qu’apres utilisation de la chambre, il decide, pour des raisons qui lui sont propres, d’annuler son sejour, les frais d’hebergement pour l’integralite des nuitees prevues seront factures.

Responsabilites de l’hotel
Article 11, alinea 1 :
Dans le cas ou l’hotel aurait cause des dommages au client dans le cadre de l’accomplissement, ou du non-accomplissement, du contrat d’hebergement, des dedommagementsseront verses aux clients. Cependant, s’il est etabli que ces dommages ne sont pas imputablesa l’hotel, aucun dedommagement ne sera verse.
Article 11, alinea 2 :
Pour faire face a toute eventualite telle que celle d’un incendie, il a ete souscrit par l’hotel une police d’assurance en responsabilite civile des activites de l’hotellerie.

En cas d’impossibilite de mise a disposition des chambres faisant l’objet d’un contrat d’hebergement
Article 12, alinea 1 :
Dans le cas ou l’hotel serait dans l’impossibilite de mettre a disposition une chambre a un client ayant contracte un contrat d’hebergement, l’hotel devra proposer, avec l’accord du client, un solution d’hebergementdans un autre etablissement hotelier, si possible dans des conditions similairesa celles de la chambre initialement prevue. 
Article 12, alinea 2 :
Nonobstant les dispositions de l’alinea precedent, si l’hotel etait dans l’impossibilite de proposer une solution d’hebergement dans un autre etablissement hotelier, il devra verser au client des compensations au titre du manquement au contrat, compensations qui tiendront lieu de dedommagement. Cependant, si la responsabilite de l’impossibilite de mettre une chambre a la disposition du clientn’est pas imputable a l’hotel, celui-ci n’aura aucun dedommagement a verser.

Objets en depot
Article 13, alinea 1 :
En ce qui concerne les biens, sommes d’argent en especes ou objets precieux amenes a l’hotel par un client et confies a la reception, en cas de dommage tel que la destruction ou la deterioration, s’il est etabli que ces faits resultent d’actes intentionnels ou de negligences graves imputables a l’hotel, celui-ci s’engage a dedommager leclient.
Cependant, concernant les sommes d’argent en especes et les objets precieux, dans le cas ou l’hotel aurait fait clairement la demande au client d’indiquer la nature et la valeur de ces biens, demande a laquelle le client n’aurait pas repondu, le dedommagement maximal verse par l’hotel au client ne pourra exceder 50 000 yens (cinquante mille yens). 
Article 13, alinea 2 :
En ce qui concerne les biens, sommes d’argent en especes, objets precieux ou effets personnels du client(comprenant les objets deposes sur les emplacements a bagages non-nominatifs situes a l’interieur de l’hotel) qui n’auraient pas ete confies a la reception, aucun dedommagement ne sera effectue en cas de vol, de perte ou de deterioration survenus dans les chambres ou a l’interieur de l’hotel. Cependant, tel ne serait pas le cas s’il etait etabli que ces faits avaient ete causes intentionnellement par l’hotel, ou seraient imputables a une grave negligence de sa part. Dans ce cas egalement, en l’absence de declaration du client sur la nature et la valeur de ces biens, le dedommagement maximal verse par l’hotel au client ne pourra exceder 50 000 yens (cinquante mille yens).

Stockage des bagages et des effets personnels des clients
Article 14, alinea 1 : 
Dans le cas ou un client ferait livrer ses bagages a l’hotel avant son arrivee, l’hotel s’engage a les conserver et a les remettre au client lors de son enregistrement, uniquement dans la mesure ou l’hotel en aura ete prevenu a l’avance.
Article 14, alinea 2 : 
Dans le cas ou un client aurait oublie a l’hotel des bagages ou des effets personnels apres avoir effectueson check-out, si l’hotel parvient a identifier son proprietaire, il s’engage a le contacter et a lui demander ses instructions concernant la restitution des objets oublies. En l’absence d’instructions de la part du proprietaire, ou si l’hotel ne parvient pas a identifier le proprietaire des objets oublies, l’hotel s’engage a conserverles objets concernes pendant un mois, a compter de la date de leur decouverte.
Article 14, alinea 3 : 
La responsabilite de l’hotel, concernant la conservation des bagages ou des effets personnels des clients telle que decrit dans l’alinea precedent, dans le cas decrit dans l’alinea 1 du present article,est definie dans l’alinea 1 de l’article precedent, et dans le cas decrit dans l’alinea precedent, est definie dans l’alinea 2 de l’article precedent.  

Garantie concernant les bagages et les effets personnels des clients
Article 15 :
Dans le cas ou les clients n’auraient pas respecte les instructions, les directives, l’affichage ou les instructions d’evacuation d’urgence des employes de l’hotel, l’hotel ne sera en aucun cas tenu de prendre en charge les dommages qu’ils pourraient subir. 

Responsabilite concernant le parking
Article 16 : 
Dans le cas ou le client stationnerait son vehicule dans le parking de l’hotel ou dans le parking d’un batiment appartenant a l’hotel, l’hotel met a la disposition du client un espace de stationnement, et ne pourra nullement etre considere comme responsable de la surveillance du vehicule, ceci independamment du depot eventuel des cles du vehicule aupres des employes de l’hotel. Cependant, l’hotel s’engage a dedommager le client s’il est etabli que les dommages subis ont ete commis intentionnellement par l’hotel ou sont imputables a une grave negligence de ce dernier. 

Responsabilites des clients
Article 17 : 
S’il est etabli qu’un client a inflige intentionnellement des dommages a l’hotel, ou que ces dommages sont imputables a une grave negligence du client, le client devra en dedommager l’hotel.

Limitations de responsabilites 
Article 18 :
En cas d’utilisation de la connexion internet de l’hotel depuis le batiment de l’hotel, le client devra en assumer la pleine responsabilite. En cas de panne de systeme ou en cas  de toute autre interruption du service survenue pendant l’utilisation de cette connexion, l’hotel ne pourra aucunement etre considere comme responsable, quels que soient les dommages subis par l’utilisateur. Par ailleurs, si l’utilisateur de la connexion internet se livre a des actions jugees inappropriees par l’hotel et inflige des dommages a l’hotel ou a une tierce partie, l’utilisateur aura la responsabilite de dedommager les victimes.

Tableau en annexe n°1 : methode de calcul des frais d’hebergement (cf. article 2, alinea 1et article 11, alinea 1).

Total facture aux clients Details
Frais d’hebergement (1)tarif de base de la chambre
Supplements (2) boissons ou autres services annexes
Taxes Taxe a la consommation

Remarques concernant le tableau en annexe n°1 :
Pour les enfants de 10 ans et moins qui n’utiliseraient ni lit independant, ni linge de lit, aucun frais supplementaire ne sera facture. Pour les enfants de 11 ans et plus, il sera facture le tarif adulte, qu’ils utilisent ou non un lit independant. 

Tableau en annexe n°2 : penalites (cf article 5, alinea 2). 

Nombre de personnes Jour de reception de notification d’annulation de contrat
N.U.* J* J-1 J-2 De J-3 a J-7 De J-8 a J-14
De 1 a 10 pers. 100% 50% - - -
De 11 a 50 pers. 80% 50% 30%

10%
A partir de 51 pers. et + 100% 80% 50% 30%

(*) N.U. : non-utilisation des chambres.(*) J : Jour prevu d’arrivee du client a l’hotel.

Remarques concernant le tableau en annexe n°2 :
1. Les pourcentages (%) indiques correspondent au montant des penalites par rapport au prix de la chambre.
2. En cas de sejour de plusieurs nuitees consecutives, si l’ensemble des nuitees ont ete annulees avant le premier jour de sejour prevu, seule la premiere nuitee donne lieu a des penalites,qui seront calculees selon le tableau en annexe n°2.
3. En cas d’annulation partielle pour un sejour de plusieurs nuitees, quel que soit le nombre de nuitees annulees, une seule nuitee donnera lieu a des penalites qui seront calculees selon le tableau en annexe n°2. Le taux de penalite retenu sera celui qui correspond a la premiere nuitee annulee. Exemple : pour une reservation initiale de quatre nuitees du 1er au 5 novembre qui aurait ete modifiee en un sejour de 2 nuitees du 1er au 3 novembre, il est considere que les nuitees du 3 et du 4 novembre ont ete annulees. Par consequent, les penalites porteront sur la nuitee du 3 novembre qui a ete annulee deux jours auparavant (J-2). 
4. Dans le cas ou l’annulation concerne plusieurs personnes, les penalites sont multipliees par le nombre de personnes concernees.
5. Dans le cas d’une annulation totale ou partielle d’une reservation pour plusieurs personnes, le taux de penalites applique (cf. tableau en annexe n°2) sera celui qui correspond au nombre de personnes initialement prevues lors de la reservation, et non celui du nombre de personnes dont le sejour est annule ou celui du nombre de personnes qui maintiendront leur sejour. Exemple : l’hotel enregistre une reservation initiale de trois nuitees du 2 au 5 novembre, pour 12 personnes. Le 1er novembre, le client demande une modification portant uniquement sur le nombre de personnes, qui passe a 10. Le taux de penalites serait alors celui correspondant a la tranche ≪ de 11 a 50 personnes ≫,le nombre des personnes prevues initialement etant de 12, et la colonne serait celle de J-1. Le taux de penalites serait donc de 80%, applique aux tarifs des deux personnes ayant annule.
6. Dans le cas ou un client aurait effectue une reservation par l’intermediaire d’une agence de voyage (sites de reservation compris), il devra se conformer aux eventuelles clauses particulieres de ladite agence de voyage (sites de reservation compris) concernant les penalites en cas d’annulation. 

Service des renseignements concernant le traitement des informations personnelles
SAKURA HOTEL CO. LLC, siege social de Shinjuku, Tokyo
Tel : +81(0)3-5330-4566